文档的创建、打开、保存和关闭

1.        新建Word文档

单击【开始】|【程序】|【Microsoft Office】命令，启动Word 2003的同时新建一个空白文档。

在已经启动Word 2003的情况下，有以下几种新建文档的方式：

l   单击【文件】|【新建】菜单命令，在打开的任务窗格中单击“空白文档”选项新建一空白文档。

l   单击【常用】工具栏上的【新建空白文档】按钮，新建一个空白文档。

l   按组合键【Ctrl】+【N】新建一个空白文档。

2.        打开文档

常用的打开文档方式是直接双击该文档。

在已启动Word 2003的情况下，打开一个Word文档有以下几种方法：

l   单击【文件】|【打开】菜单命令。

l   单击【常用】工具栏上的【打开】按钮。

l   按下组合键【Ctrl】+【O】。

l   【文件】菜单的底部保留了最近使用过的4个文档，单击需要的文档即可。

使用前三种方法都会弹出一个【打开】对话框，如图2.6所示。在文件显示区选择要打开的文件，然后单击【打开】按钮打开文档；单击【取消】按钮直接退出【打开】对话框。

图2.6 【打开】对话框

3.        保存文档

保存文档有以下几种方法：

l   单击【文件】|【保存】菜单命令

l   单击【常用】工具栏上的【保存】按钮

l   组合键【Ctrl】+【S】

l   使用Word 2003提供的自动保存功能

Word 2003提供可自动保存文档的功能，设置自动保存的步骤如下：

①  单击【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，如图2.7所示。

②  单击【保存】选项卡，勾选【自动保存时间间隔】复选框，同时在右边的微调框中输入数字（如“3”，表示每隔3分钟就自动保存一次）。

③  单击【确定】按钮完成设置。

图2.7 【选项】对话框

4.        关闭文档

关闭文档有以下方法：

l   单击窗口右上角的【关闭窗口】按钮关闭当前文档（并不退出Word 2003）。

l   利用退出Word 2003程序的方法来关闭当前文档。

对于尚未保存的文档，在执行关闭操作时，系统将弹出一个对话框提示用户是否保存修改，如图2.8所示。单击【是】按钮保存当前文档的修改；单击【否】按钮不保存当前文档；单击【取消】按钮将取消关闭命令，返回编辑状态。

图2.8 是否保存文档

文档输入与编辑

1.        定位光标

光标的定位即是插入点的位置，文字录入和文本选定等操作是从光标插入点开始的。在Word 2003中，只要在指定位置单击鼠标左键即可改变光标的定位（但前提是该位置必须已存在字符，包括空格）。

此外，也可通过键盘来定位插入点，表2.1是一些常用的控制光标定位的按键。

表2.1 常用光标定位按键

2.        选定文本

在对指定文本进行编辑之前首先要选择该文本。拖动鼠标即可选取文本。同时，用户也可结合键盘来选取文本。

（1）选取一句

把鼠标移至某句的任意位置，按住【Ctrl】键的同时单击鼠标左键即可选取该句。

（2）选取一行

将光标移至指定行的左侧，当鼠标变成形状时，在某段任意位置连续单击鼠标三次可选择该段。

将鼠标移到段落左侧，当鼠标变成形状时双击鼠标也可选择该段。

（4）选取连续文本

把光标定位在需选文本的起始位置，按住【Shift】键，然后在需选文本的结束位置处单击鼠标左键即可。

（5）选取非连续的文本

按住【Ctrl】键的同时多次拖动鼠标可选择非连续的文本。

（6）选取矩形区域文本

按住【Alt】的同时拖动鼠标在文本中形成矩形选区，从而选择了选区内的文本。

（7）选取全文

l   按【Ctrl】+【A】组合键可选取全文。

l   把鼠标放在文本任意一行的左侧，待光标变成形状时连续单击鼠标三次也可选取全文。

3.        移动或复制文本

（1）移动文本

移动文本有以下几种方法：

l   选取要移动的文本，用鼠标把文本拖至目标位置后松开鼠标即可。

l   选取要移动的文本，单击【编辑】|【剪切】菜单命令，在目标位置单击鼠标，然后单击【编辑】|【粘贴】菜单命令。

l   选取要移动的文本，选择【常用】工具栏上的【剪切】按钮，在目标位置处单击鼠标后再选择【粘贴】按钮即可。

l   选取要移动的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】命令，然后在目标位置处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴】命令即可。

l   选取要移动的文本，按【Ctrl】+【X】组合键剪切文本，在目标位置处按【Ctrl】+【V】组合键粘贴文本。

（2）复制文本

l   选取要复制的文本，按住【Ctrl】键的同时把文本拖到目标位置。

l   选取要复制的文本，单击【编辑】|【复制】菜单命令，在目标位置单击鼠标，再单击【编辑】|【粘贴】菜单命令。

l   选取要复制的文本，单击【常用】工具栏上的【复制】按钮，在目标位置单击鼠标，再单击【粘贴】按钮即可。

l   选取要复制的文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】命令，然后在目标位置处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴】命令。

l   选取要复制的文本，按【Ctrl】+【C】组合键复制文本，然后在目标位置处按【Ctrl】+【V】组合键粘贴文本。

4.        删除文本

（1）删除少量文本

要删除少量文本，只需把光标定位在该文本处，使用【Back Space】或【Delete】键向左或向右删除文本。

（2）删除一段文本

要删除一段文本，则可先选取文本，然后使用【Back Space】或【Delete】键删除文本。

5.        撤消与恢复文本

（1）撤消

Word 2003的撤消功能可以对之前的操作进行多步撤消。撤消操作有以下几种方法：

l   单击【编辑】|【撤消】菜单命令进行撤消。

l   单击【常用】工具栏上的【撤消】按钮进行撤消。

l   按下组合键【Ctrl】+【Z】进行撤消。

（2）恢复

使用了【撤消】命令后，还可以使用【恢复】命令还原。恢复操作有以下几种方法：

l   单击【编辑】|【恢复】命令进行恢复。

l   单击【常用】工具栏上的【恢复】按钮进行恢复。

l   按下组合键【Ctrl】+【Y】进行恢复。

6.        查找和替换文本

查找和替换是修改文本的重要手段，查找和替换的对象包括文本、格式、特殊字符等，但不能对图形对象进行查找和替换。

可以对整个文档进行查找和替换操作，也可以只对选定的文本进行查找和替换。

（1）查找

查找可以帮助用户快速查找指定的内容，查找的操作步骤如下：

①  单击【编辑】|【查找】菜单命令，打开【查找和替换】对话框，如图2.9所示。

②  在【查找内容】文本框内输入需查找的内容。

③  单击【查找下一处】按钮将从光标插入点开始查找。继续单击【查找下一处】按钮即可查找出其余符合条件的内容。当搜索至文档结尾时，单击【查找下一处】按钮会继续从文档的起始处开始查找。

图2.9 【查找和替换】对话框

（2）替换

单击【编辑】|【替换】命令，打开【查找和替换】对话框，如图2.10所示。

图2.10【查找和替换】对话框

【查找内容】文本框：在该文本框内输入需替换掉的内容。

【替换为】文本框：在该文本框内输入替换后的内容。

【替换】按钮：把【查找内容】文本框中的文本替换为【替换为】文本框中的内容，单击一次只替换一处。

【全部替换】按钮：将【查找内容】文本框中的文本替换为【替换为】文本框中的内容，单击一次即可对全文或所选择的文本进行替换。

【查找下一处】按钮：单击此按钮只查找【查找内容】文本框中的内容，并不进行替换。

【高级】按钮：单击此按钮会打开【搜索选项】栏，如图2.11所示。在【搜索选项】标签中，可设置搜索的方向、查找和替换文本的格式等；使用【格式】菜单按钮下的命令可对查找和替换的内容进行格式设置。

图2.11 单击【高级】按钮后的对话框

【取消】按钮：单击此按钮退出对话框，并不执行查找和替换操作。

文档的格式化

1.        设置字符格式

要对已有的文本进行格式化，需先选定文字，再执行相应的格式化命令；在未选定任何文字的情况下设置格式，表示为将要输入的文字预设格式。

字符格式化包括设置字符的字体、字号、颜色等属性。设置字符的格式，可以使用【格式】工具栏进行设置，也可以在【字体】对话框中进行设置。

（1）使用【格式】工具栏

【格式】工具栏中的字符格式化按钮如图2.12所示。

 

 

图2.12 【格式】工具栏字符格式化按钮

表2.2是几种字符格式化的效果示例。

表2.2 几种字符格式化效果

宋体五号	楷体四号	黑体三号	隶书二号
底纹	倾斜	下划线	边框

（2）使用【字体】对话框

【格式】工具栏只能简单地格式化文本，想要设置更丰富、详细的字符格式，则要使用【字体】对话框。

单击【格式】|【字体】菜单命令，打开【字体】对话框，如图2.13A~图2.13C所示。【字体】对话框包括【字体】、【字符间距】和【文字效果】3个选项卡。

l   【字体】选项卡：

该选项卡可设置文字的字体、字号、颜色、下划线、着重号和一些特殊效果等，如图2.13A所示。

l   【字符间距】选项卡：

该选项卡可以设置字体的缩放、间距和位置等格式，如图2.13B所示。

l   【文字效果】选项卡：

该选项卡可以设置字体的动态效果，但这种动态效果但仅限于电子文档，而无法在打印输出中显示出来，如图2.13C所示。

            

图2.13A  【字体】/【字体】                图2.13B  【字体】/【字符间距】

图2.13C 【字体】/【文字效果】

表2.3是使用【字体】对话框制作出来的字符格式化效果。

表2.3 字符格式化效果

双波浪下划线	格式上标	删除线	阴影	阳文
着重号	格式下标	双删除线	空心	阴文
缩放150%	缩放50%	间距加宽2磅	位置提升3磅	位置降低5磅

2.        设置段落格式

段落是文档的基本组成单位，段落可由任意数量的文字、图形及段落标记构成。按下【Enter】键可结束当前段的输入，同时产生一个新的段落，新段落将继承上一段落的所有格式。

把光标放在段的任意位置后即可进行段落格式化操作。段落格式化可通过【格式】工具栏、【段落】对话框或标尺三种方法来完成。

（1）使用【格式】工具栏

使用【格式】工具栏可方便快捷地设置段落的对齐、行距、缩进等。【格式】工具栏的段落功能按钮如图2.14所示。

 

 

图2.14 【格式】工具栏的段落格式化按钮

（2）使用【段落】对话框

【格式】工具栏的段落格式化功能相对简单，而【段落】对话框集中了段落格式化的所有功能。

单击【格式】|【段落】菜单命令，或使用右键快捷菜单的【段落】命令打开【段落】对话框，该对话框包含了三个选项卡：【缩进和间距】、【换行和分页】和【中文版式】。

l   【缩进和间距】选项卡：

【缩进和间距】选项卡如图2.15B所示。

【常规】选项组：该选项可设置段落的对齐方式和大纲级别。Word有5种段落的对齐方式：左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。

【缩进】选项组：该选项可设置段落与页面边界的距离，包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。

【间距】选项组：该选项可设置段与段之间的距离。

【行距】：该选项可设置段落中行与行之间的间距。

l   【换行和分页】选项卡：

Word会根据一页能够容纳的行数对文档进行自动分页，但有时为了排版需要，需对段落进行分页处理，【换行和分页】选项卡提供了该功能，如图2.15B所示。

【孤行控制】：勾选该选项，不允许光标所在页的首行只保留段落的最后一行或结尾处只出现段落的第一行。

【段中不分页】：勾选该选项，不允许同一段落出现在两个页面，强制把该段分在同一页面，保持段的可读性。

   

图2.15A 【段落】/【缩进和间距】                            图2.15B 【段落】/【换行和分页】

【段前分页】：如果一个段落出现在两个页面，勾选该选项，则把整段都分在后一页。

【与下段同页】：勾选该选项，强制把当前段的整段与下一段同处一个页面。

l   【中文版式】选项卡：

该选项卡允许用户对中文排版的文本做一些特殊处理，如图2.15C所示。

图2.15C 【段落】/【中文版式】

边框和底纹

通常，为了美化文本或强调重点，可对所选择的文本、段落或页面添加边框和底纹效果。

单击【格式】|【边框和底纹】菜单命令，打开【边框和底纹】对话框，该对话框包括3个选项卡：【边框】、【页面边框】和【底纹】。

（1）【边框】选项卡

该选项卡是针对所选择的文本或段落来设置边框，如图2.19A所示。

 

图2.19A【边框和底纹】/【边框】

【设置】选项组：该选项组包含了边框的几个种类（方框、阴影等），【无】表示不对文本应用任何边框效果。

【线型】列表框：该列表框提供多种边框的线型。

【颜色】下拉列表框：在该下拉列表框中设置边框的颜色。

【宽度】下拉列表框：在该下拉列表框中设置边框线的宽度。

【应用于】下拉列表框：在该列表框中选择边框应用的对象（“文字”还是“段落”）。“文字”选项只对所选的文本给予边框；“段落”选项则对所选文本所在的段落给予边框。

（2）【页面边框】选项卡

【页面边框】选项卡的设置与【边框】选项卡类似，如图2.19B所示。不同之处在于：【边框】选项卡是针对文字和段落而设置的边框，【页面边框】是针对节或页面而设置的边框。

【应用于】下拉列表框：在该列表框中选择边框应用的对象。“本节”选项表示对光标所在节的所有页面设置边框；“整篇文档”选项则是对所有页面设置边框。

      图2.19B【边框和底纹】/【页面边框】

（3）【底纹】选项卡

【底纹】选项卡是针对所选的文本或段落设置底纹，如图2.19C所示。

【填充】列表框：在该列表框列中可设置底纹的颜色。

【其他颜色】按钮：当【颜色】列表框中的颜色不能满足用户要求时，单击该按钮打开【颜色】对话框，如图2.20所示，可在【颜色】对话框中选择需要的颜色。

【样式】下拉列表框：该选项可设置所选文字或段落的底纹样式。

【颜色】下拉列表框：该选项是设置所选样式的颜色。只有当【样式】选项不是使用“清除”时，该选项可用。

【应用于】下拉列表框：在该列表框中选择底纹应用的对象（“文字”还是“段落”）。“文字”选项只给所选文字添加底纹； “段落”选项则给所选文字所在的段落添加底纹。

  

                  图2.19C 【边框和底纹】/【底纹】                              图2.20【颜色】对话框

分栏

为了使版面更加美观，常常需要对段落进行分栏设置。分栏的步骤如下：

① 选择需要分栏的段落，单击【格式】|【分栏】菜单命令，打开【分栏】对话框，如图2.21所示。

图2.21 【分栏】对话框

② 在【预设】选项组中选择分栏的类型（有“一栏”、“两栏”、“三栏”、“偏左”和“偏右”几种），或在【栏数】输入框中输入需分栏的栏数，勾选【分隔线】会在栏与栏之间出现一条分隔线，可在【宽度和间距】选项组中设置栏的宽度和间距。

③ 单击【确定】按钮完成分栏设置。